Quello dell’organizzatore di eventi è un mestiere bellissimo. Entra in contatto con molte persone, conosce artisti, frequenta locali, fa divertire la gente con il suo lavoro. Mixa creatività e rigore, fantasia e metodo, coinvolgendo collaboratori, esperti di settore e artisti. Ma cosa serve per diventare un organizzatore di successo?Per prima cosa l’apparenza. Purtroppo quando ci si presenta ad un cliente che vuole organizzare un evento aziendale, o ad un ristoratore che vuole inaugurare il suo locale, l’abito fa il monaco!Presentarsi in maniera poco curata o sciatta dà immediatamente l’idea di una persona poco attenta ai dettagli (magari sarà l’esatto contrario, ma lui lo saprà solo se avrà il coraggio di superare le apparenze!). Vestire bene è dunque il primo passo verso l’acquisizione di un nuovo cliente.Sapere, sapersi informare, saper parlare. Nulla è più importare per un organizzatore se non conoscere ogni aspetto della sua attività. Essere curioso, chiedere, fare domande, aiuta ad acquisire informazioni e nuove competenze. Se ci si presenta al ristoratore senza conoscere il mercato della ristorazione, senza sapere cos’è il food cost, o essendo completamente a digiuno della terminologia “culinaria” ci sarà un problema di comunicazione. Prepararsi prima di un incontro, studiare il settore e l’ambito del cliente è necessario. Il lessico e il saper parlare (l’italiano! A volte manca anche quello) sia di persona che via mail è un altro parametro utilizzato dal cliente nella scelta del fornitore.Regole del gioco. Una volta curato l’aspetto e affinata la dialettica, bisogna conoscere le norme e le regole del mestiere. Per non complicarci troppo la vita ecco 6 cose da sapere prima di organizzare un evento:
- Somministrazione bevande
- Siae
- Licenza da ballo
- Sicurezza e antincendio
- Regolarità del personale
- Privacy
Somministrazione bevande
Qualora l’evento preveda la somministrazione di cibo e bevande occorre fare riferimento alle direttive regionali in materia.
SIAE
I compensi dovuti alla Siae per l’utilizzo di brani musicali nel corso di feste private, siano esse matrimoni, battesimi, compleanni o feste aziendali, sono calcolati a seconda che l’intrattenimento musicale avvenga con o senza ballo. Gli importi (che possono arrivare anche oltre i 500 euro) vengono calcolati in misura forfettaria in base al numero dei partecipanti e della categoria del locale dove si svolge l’evento.
Licenza da ballo
Se si prevede una festa con musica e dj, e quindi con un’area dedicata al ballo, prima di selezionare il locale è buona norma assicurarsi che il locale abbia ottenuto l’autorizzazione di sala da ballo. La regolamentazione dell’attività di spettacolo è sancita dagli articoli 68 e 69 del TULPS, che nel testo originario, prevedevano, rispettivamente, che senza licenza del Questore non si possono dare in luogo pubblico o aperto o esposto, al pubblico spettacoli o trattenimenti, e che senza licenza della autorità locale di pubblica sicurezza è vietato dare, anche temporaneamente, pubblici trattenimenti.
Sicurezza e antincendio
La verifica di agibilità ex art. 80 del TULPS a differenza degli articoli 68 e 69, è effettuata nell’interesse della pubblica incolumità ed è obbligatorio ottenerla a prescindere dalle finalità imprenditoriali o meno dell’evento. L’autorità pubblica non può concedere la licenza di apertura del locale prima di aver fatto verificare da una commissione tecnica la solidità e la sicurezza dell’edificio e la presenza di uscite di sicurezza agibili in caso di incendio. Le spese dell’ispezione e per i servizi di prevenzione antincendio sono a carico di chi fa richiesta del nulla osta.
Regolarità del personale
Un altro aspetto che l’organizzatore non deve sottovalutare quando organizza un evento riguarda la regolarità del personale. Ogni cameriere o barman, per esempio, dovrà essere in possesso del certificato HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points, ovvero «Analisi del Pericolo e Punti Critici di Controllo») che sostituisce il vecchio libretto sanitario e serve a prevenire i pericoli di contaminazione alimentare. Secondo quanto stabilito capitolo X del D.Lgs. 155/97 chiunque lavori nel settore alimentare deve possedere una formazione adeguata per ciò che riguarda l’igiene e la sicurezza alimentare. Se si ha necessità di avere un addetto alla sicurezza è necessario accertarsi che risulti iscritto nell’elenco prefettizio di cui al D.M. 06/10/2009.
Privacy
Per la diffusione di fotografie o per la raccolta di dati personali e di contatto è bene chiedere in forma scritta ad ogni partecipante, il consenso al trattamento dei dati personali come da ex art. 13 D.lgs. 196/2003.
Questi semplici consigli possono aiutare a limitare i casi di insuccesso e ad aumentare l’autostima dell’apprendista organizzatore!
